BASIN FAALİYETLERİ
- Hacettepe Üniversitesi web sayfasında haberlerinin yer almasını isteyen akademik birimler ve/veya akademik personel www.gazete.hacettepe.edu.tr/yonetimpaneli adresine kurumsal e-posta kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapar, sayfada yer alan adımları takip ederek yayınlanacak habere ilişkin İngilizce ve Türkçe dilinde veri girişi yaparlar. Sisteme kaydedilen haber Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Basın sorumlusu tarafından yazım dili, görseller ve uygunluk açısından kontrol edilerek yayına alınır. İçeriğin eksik veya hatalı olduğu durumlarda Basın sorumlusu tarafından, düzeltilmesi için talep iade edilir.
- Hacettepe Üniversitesi web sayfasında haberlerinin yer almasını isteyen idari birimler bhim@hacettepe.edu.tr adresine haber metni ve görsellerini göndererek talep oluşturur. Gelen bilgileri Basın sorumlusu tarafından yazım dili, görseller ve uygunluk açısından kontrol edilerek yayına alınır. İçeriğin eksik veya hatalı olduğu durumlarda Basın sorumlusu tarafından, düzeltilmesi için mail yoluyla ilgili birime bilgi verilir.
- Etkinliklerinin ulusal ve yerel yazılı ve görsel basında yer almasını isteyen akademik/idari birimler bhim@hacettepe.edu.tr adresine etkinliğe ilişkin bilgi metni, afiş vb bilgileri mail yoluyla iletir. Etkinliğin özelliği, basının ilgisi, basın gündemi, öncesi/sonrası haber vb. durumlar Basın sorumlusu tarafından değerlendirilerek bildiri, bülten ya da özel haber çalışması seçeneklerinden en uygununu seçer. Uygun seçenek doğrultusunda bildiri yoluyla basına davet, bülten yoluyla kendi yazdığı/birim tarafından iletilen metnin paylaşılması veya basın mensubuyla iletişime geçilerek özel haber yaptırılır.
- Ulusal/yerel yazılı ve görsel basın mensuplarının Basın sorumlusuyla iletişime geçerek bildirdikleri haber talepleri, ilgili birim sorumlusuyla irtibata geçilerek randevulaştırılır ve röportaj sürecinden haberin yayına verilmesine kadar takip edilir.
- Üniversite yönetimi veya akademik birimler tarafından istenilen Basın Toplantısı talepleri Basın sorumlusuna iletilir. Basın sorumlusunun veri havuzunda mevcut olan tüm yazılı ve görsel basın mensuplarına bildiri mail ve internet mesajı yoluyla iletilir, Basın Toplantısının gerçekleşmesinden haberlerin yayınlanması aşamasına kadar tüm takipler yapılır.
- Ulusal, uluslararası ve yerel yazılı ve görsel basında yer alan tüm haberler günlük olarak, üniversitenin anlaşmalı olduğu kuruluş tarafından bhim@hacettepe.edu.tr adresine gönderilir. Gelen basın özetleri günlük kontrol edilerek ilgili birimlerle paylaşılır. Hatalı haberler üst yönetimle paylaşılarak gerektiği durumlarda tekzip metni gönderilmesi için Hukuk Müşavirliği’ne yazı ile bildirilir.
- Yılda iki kere yazılı ve görsel basın muhabir ve sorumlu bilgileri güncellenerek kaydedilir.
WEB SAYFA FAALİYETLERİ
- Üniversite web ana sayfada yer alan tüm haberler Basın sorumlusu tarafından Basın Faaliyetlerinde belirtilen adımlar üzerinden yayına alınır ve güncelliği denetlenir.
- Üniversite web ana sayfada yer alan Etkinlikler sekmesinde etkinlik yayınlamak isteyen birimler https://etkinlikler.hacettepe.edu.tr/tr/menu/etkinlik_yayinlama-12 linkinde yer alan tüm adımları eksiksiz olarak düzenleyerek bhim@hacettepe.edu.tr adresine gönderir. Web sayfa sorumlusu tarafından kontrol edilen içerik, ilgili tarih aralığı içerisinde yayına alınır, linkte belirtilen kriterlere uygun olmayan içerikler düzeltilmesi için ilgili birime mail yoluyla gönderilir.
- Etkinlik yayınlanması için etkinliğin gerçekleşeceği tarihten en geç iki gün öncesinde gönderilmiş olması gerekir. Yayınlanacak etkinliğin kâr amacı gütmemesi (ücretsiz), tüm üniversite bileşenlerine hitap etmesi, üniversitemiz yerleşkelerinde gerçekleşmesi ve üniversitemiz akademik/idari birimleri ve/veya öğrencileri tarafından gerçekleştirilmesi kriterleri aranır.
- Web ana sayfada yer alacak Öğretim, Araştırma vb. alt sayfaların içerik güncellemesi, görsel güncellenmesi vb. ilgili Rektör Yardımcısı talimatıyla web sayfa yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.
- Üniversitemiz web ana sayfasında yer alan tanıtım filmi, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personeli tarafından yerleşke içerisinde mevcut alanlarda çekimi yapılır, prodüksiyon işlemi sonrası ilgili Rektör Yardımcısının onayı ile yayına alınır. Tanıtım filmleri yıl içerisinde yeni görüntü olanakları gerçekleştikçe yenilenir.
- Aday öğrencilere yönelik hazırlanan https://universitem.hacettepe.edu.tr web sayfası, aday öğrencilerin sürekli ihtiyaç duyabilecekleri akademik bilgilerin yanı sıra beslenme olanakları, yurt olanakları, yurt dışı olanakları vb bilgilerle sürekli güncel tutulur. Yıl içerisinde kampüs tanıtımı için gelen liselere randevu sistemi bu web sayfa üzerinden verilir. Web sayfa içerisinde aday öğrencilerin ilgisini çekebilecek tüm görseller ve tanıtım videoları Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personeli tarafından tasarlanır, hazırlanır ve yayınlanır.
- Üniversite yönetimi tarafından talep edilen web sayfaların tasarımı, görsel dizaynı ve içerik araştırması/oluşturulması işlemleri web sayfa yöneticisi tarafından tasarlanır, ilgili Rektör Yardımcısının onayına sunulur ve yayına alınır, güncellik takibi yapılır.
Örnek Sayfalar
SOSYAL MEDYA FAALİYETLERİ
- Üniversite kurumsal sosyal medya hesaplarının (facebook, twitter, instagram ve YouTube) yönetilmesi ve bu çerçevede, takipçi kitlesinin beğeni ve paylaşımları dikkate alınarak tanıtıma yönelik görsel paylaşımı, üniversitemiz haberlerinin/başarılarının paylaşımı, etkinlik paylaşımı, özel gün ve mesaj paylaşımı yapılmaktadır. Paylaşımların tarih ve saatinin en etkili olacağı zaman, sosyal medya sorumlusu tarafından planlanır.
- Sosyal medya sorumlusu, sosyal medya platformlarında, üniversitemizi ilgilendiren her türlü paylaşımı anlık olarak takip eder. Paylaşım altlarına yapılan yorumlar ve üniversitemiz ismini kullanan anonim hesaplar anlık takip edilerek gerekli durumlarda Genel Sekreterlik Makamı ile paylaşır.
- Kurumsal YouTube kanalı üzerinden yayınlanacak videoların tüm hazırlık süreci ve yayınlanması Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personelince gerçekleştirilir.
- Akademik yıl açılış töreni, mezuniyet törenleri, Uni101 Üniversite Yaşamına Giriş Dersi vb. Rektörlük etkinliklerinin kurumsal YouTube kanalı üzerinden canlı yayınlanması sürecinde kamera çekiminden canlı yayın reji işlemlerine tüm süreç Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personeli tarafından gerçekleştirilir.
- Kurumsal sosyal medya hesaplarında yapılacak paylaşım serileri (Deklanşöre basanlar, Hacettepede Yarın, Hacettepeli Olmak, Biliyor musunuz vb.) sosyal medya yöneticisi tarafından planlanır, paylaşılır ve anlık takibi yapılır.
- Kurumsal sosyal medya hesaplarının yıllık istatistiğinin bir önceki yıl ile karşılaştırılması sosyal medya yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.
TANITIM FAALİYETLERİ
- Web sayfa yöneticisi, Aday öğrenci web sayfasının güncellenmesi için ilgili tüm birimlerle (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Dış İlişkiler Koordinatörlüğü vb.) iletişime geçerek aday öğrencilere yönelik verileri yılda iki kez günceller.
- Üniversite tanıtımına yönelik tercih günlerine özel tanıtım videoları ve görsel tasarımlar Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünce tasarlanır, hazırlanır ve tüm birimlerce yayınlanması için dağıtımı yapılır.
- Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından, Üniversite Tanıtım Günlerinde tüm birimlerin tanıtım alanında temsil edilmesi, aday öğrencilerin davet edilmesinden karşılanmasına tüm süreci planlar ve uygulanması için ilgili birimlerle iletişimi sürdürür. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan kayıt sayfasının raporlanarak arşivlenmesini ve ilgili Rektör Yardımcısıyla paylaşılmasını yürütür.
- Yıl içerisinde yerleşkeleri gezerek tanımak isteyen liseler için, Aday öğrenci web sayfası https://universitem.hacettepe.edu.tr/randevu-secim/ linkinden randevu planlaması yapmak, tarihi yaklaşan randevuların teyidini almak, randevuya gelen aday öğrencilerin, kısmi zamanlı çalıştırılan akran rehberler eşliğinde tanıtım turlarını gerçekleştirmek süreçleri Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünce gerçekleştirilir. Akran Rehberlere, üniversitemizin güncel bilgileri (yandal/çift anadal olanakları, erasmus imkanları, yurt/yemek vb. yerleşkede yaşam bilgileri vb.) konularında her yıl yeniden bilgi verilerek tanıtımın etkililiği artırılmak hedeflenir. Tanıtım için gelen okullar ve öğrenci sayısı her yıl arşivlenerek bir önceki yıla göre karşılaştırılması yapılır. Tanıtım gezisi randevusu planlanan okulların bilgileri, Koruma ve Güvenlik Müdürlüğünün de görebildiği sisteme işlenerek anlık bilgi paylaşımı ilgili birimle yapılır.
- Üniversitemizi yüksek sıralamayla tercih eden liseler tarafından Ankara ili içerisinde düzenlenen tanıtım günlerinde, talep edilen fakülte/bölümlerin katılımının planlanması ve akran rehberlerin de eşlik ettiği tanıtımın gerçekleştirilmesi için tüm süreci yürütür. İlgili faaliyet için talep eden kurum tarafından üniversitemiz Genel Sekreterlik Makamına resmi yazı ile başvurması talep edilir. Genel Sekreterlik Makamının onayı ile tanıtım faaliyeti gerçekleştirilir.
HABERLEŞME FAALİYETLERİ
- Üniversitemiz akademik/idari personeli ve öğrencilerinin bilgi edinmesi amacıyla, tüm etkinlikler ve duyurular ilgili haberleşme listesi üzerinden Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü haberleşme liste yöneticisi tarafından yürütülür.
- Duyuru talebi, ilgili akademik/idari birim tarafından bhim@hacettepe.edu.tr adresine, duyuru metni ve duyurulması istenilen mail grubu belirtilerek gönderilir. Gelen talep, yazım dili açısından kontrol edilip düzenlenerek hitap ettiği alan üzerinden (akademik, idari, öğrenci, genel, duyuru, beytepeakd) ilgili mail grubu ile paylaşımı sağlanır.
- Duyurularda, mail yükünü azaltmak amacıyla görsel ek kullanılmamakta olup görselin yüklü olduğu link paylaşılır. Duyurular, liste üyelerinin mail trafiğini azaltmak amacıyla talep edilen listeyle değil etkili olacağı listeyle paylaşılır ve aynı duyuru tekrarlanmaz. Duyurunun mutlaka kurumsal mail adresi üzerinden talep edilmesi gerekir.
- Haberleşme listeleri iç haberleşme listesi olup, kurumdan ayrılan personel, mezun öğrenci, işe başlayan personel, yeni kayıtlı öğrenci durumlarında Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından haberleşme listeleri güncellenir.
- Web sayfa etkinlikler sayfasında yayınlanan tüm etkinlikler, duyurunun etkili olması amacıyla etkinlik tarihinden 1-2 gün önce ilgili haberleşme kanalından duyurulur.
- Duyurulması istenilen metin, ilgili birimden bhim@hacettepe.edu.tr adresine mail yolu ile en erken yedi gün, en geç iki gün öncesinde iletilir.
- Tüm duyurular web sayfa Personel sekmesi altında https://bhimduyurular.hacettepe.edu.tr/duyuru/tumu yayınlanır.
- Birimlerden mail yoluyla gelen, web sayfa Personel sekmesi altında Güncel Duyurular veya Rektörlük Duyurularında yer alması istenilen duyurular içerik olarak kontrol edilir, düzenlenir ve yayınlanması için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına mail yoluyla iletilir.
FOTOĞRAF-VİDEO ÇEKİM FAALİYETLERİ
- Rektörlük organizasyonları takip edilerek fotoğraf çekimi ve gerekiyorsa video kaydının alınması, ilgili personel tarafından gerçekleştirilir, arşivlenir ve Özel Kalem Müdürlüğü ile paylaşılır.
- Üniversitemiz Rektörünün makamına gerçekleştirilen ziyaretlerde, Özel Kalem Müdürlüğünün talebi doğrultusunda fotoğraf çekimi yapılır ve arşivlenir.
- Üniversitemiz Rektörlük organizasyonları ve Rektörlük Makam talepleri öncelikli olmak üzere zaman yönetimi çerçevesinde üniversitemiz yerleşkelerinde gerçekleştirilen etkinliklerde fotoğraf/video çekim hizmeti planlanır. İlgili akademik/idari birimden Genel Sekreterlik Makamına yapılan yazılı başvuru sonrası program uygunluğu çerçevesinde çekim desteği planlanır.
- Üniversitemiz tanıtımında web sayfa, sosyal medya hesapları, tanıtım katalogları vb. yer alacak fotoğraf çekimi, video çekimi, drone çekimi programlanarak gerçekleştirilir ve arşivlenir.
RADYO HACETTEPE
- Üniversitemiz internet radyosu Radyo Hacettepe’nin müzik yayın akışı, program kayıtlarının alınması/düzenlenmesi/yayınlanması, sosyal medya hesaplarının yönetilmesi ve //radyo.hacettepe.edu.tr web sayfasında yer alan içeriklerin yazılması/düzenlenmesi/yayınlanması süreçleri Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü yönetiminde gönüllü öğrenci destekleri ile gerçekleştirilir.
- Gerçekleştirilecek tüm faaliyetler, haftalık radyo toplantılarında karara bağlanır ve uygulanır, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Radyo Sorumlusu tarafından kontrol ve koordine edilir.
BİLGİ EDİNME FAALİYETLERİ
- Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) sistemi üzerinden yapılan başvurular Yükseköğretim Kurumu tarafından üniversitemize yönlendirilir. Üniversitemiz sistemine gelen başvuru kabul edilerek ilgili birime cevap verilmek üzere Belge Yönetim Sistemi üzerinden Genel Sekreter Yardımcısı imzasıyla gönderilir. Belge Yönetim sistemi üzerinden gelen cevaplar uygunluğu kontrol edilerek kişiye ve Yükseköğretim Kurumuna gönderilmek üzere CİMER sistemine yüklenir, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından imzalanarak başvuru kapatılır. Cevabı uygun olmayan ve/veya farklı bir birimi ilgilendiren başvurular değerlendirilmek üzere Genel Sekreterlik Makamına sunulur, cevap doğrultusunda yönlendirme işlemi gerçekleştirilir.
- bilgiedinme@hacettepe.edu.tr mail adresi üzerinden gelen başvurular ilgili birime yönlendirilir ve kişiye mail yoluyla cevap verilmesi bilgisi mail notuna eklenir.
- rektorluk@hacettepe.edu.tr adresine gelen başvurular ilgili birime yönlendirilir ve kişiye mail yoluyla cevap verilmesi bilgisi mail notuna eklenir.
- Tüm bilgi edinme faaliyetleri KVKK’na uygun gerçekleştirilir.
- Yıllık CİMER başvuruları raporlanarak Yükseköğretim Kurumu Başkanlığına resmi yazı ile gönderilir.
HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETLERİ
- Rektörlük Makamının ev sahipliğinde gerçekleştirilen organizasyonların (Akademik yıl açılışı, mezuniyet törenleri, profesörlük belgeleri töreni vb.) planlanması, duyurulması, afiş/davetiye/billboard/katalog tasarımlarının yapılması, protokol hizmetinin katılımcı durumuna göre Devlet Protokolüne uygun oturma düzeninin gerçekleştirilmesi, sunum/sunucu hizmeti, fotoğraf/video çekimi, canlı yayın yapılması vb. organizasyonun tüm süreçleri Genel Sekreterlik ve Rektörlük Makamının onayıyla yürütülür.
- Organizasyon süreci, Özel Kalem Müdürlüğünün belirlediği uygun takvime göre planlanır ve katılımcıların programlarını ayarlayabilmesi için uygun zamanda web sayfa, sosyal medya hesapları ve haberleşme listeleri yoluyla duyurulur.
- Organizasyonlar, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personeli ve kısmi zamanlı öğrenciler tarafından yürütülür, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı vb. birimlerle birlikte çalışılır.
- Üniversite iç ve dış protokol listeleri yılda iki kere güncellenerek kaydedilir. İç protokol listeleri, Üniversite Yönetim kademelerinden oluşur ve güncel iletişim bilgileri yer alır. Dış protokol listeleri, Devlet Protokolü’nde kurum yetkilileri, Diplomatik Temsilcilik yetkilileri ve üniversitemiz paydaşı kurum/kuruluş yetkililerinin iletişim bilgilerinden oluşur. İç ve Dış Protokol Listeleri, Rektörlük organizasyonlarında davetiye/e-davetiye gönderilmesi amacıyla tutulmaktadır.
- Kurum yöneticilerine ilişkin basına yansıyan atama haberleri takip edilerek dış protokol listelerinde güncelleme yapılır.